AUDYT EFEKTYWNOŚCI

Audyt efektywnościowy / Audyt organizacyjny

Audyt organizacyjny jest narzędziem pozwalającym na diagnozę efektywności pracy w organizacji oraz funkcjonalności procesów i procedur biznesowych. Dzięki audytowi możliwe jest zidentyfikowanie obszarów obniżających efektywność pracy, w tym obszarów o niejasnym podziale odpowiedzialności między osobami oraz jednostkami organizacyjnymi. Identyfikowane są bariery zakłócające  przepływ informacji, a tym samym działania, podejmowanie decyzji i rozwiązywanie problemów. Informacje zebrane podczas przeprowadzania audytu służą następnie jako punkt wyjścia do planowania zmian i działań naprawczych.

Całościowy audyt efektywnościowy

Całościowy audyt organizacyjny przeprowadzany przez Konsultanta HR Care polega na analizie dnia pracy oraz dokumentów organizacyjnych a także na pozyskaniu od menedżerów i kluczowych pracowników informacji o problemach, z którymi borykają się w codziennej pracy, potrzebach i propozycjach zmian. Następnie na tej podstawie przygotowywane są rekomendacje działań naprawczych.

Jedna z podstawowych zasad audytu mów, iż funkcji Audytora nie powinni pełnić pracownicy firmy, gdyż trudno im zachować wystarczający stopień obiektywizmu, niezależności i bezstronności. Ten problem rozwiązać można przez powierzenie tego zadania naszym Konsultantom.

Obszary podlegające ocenie podczas audytu:

  • Strategia, cele i misja organizacji

  • Kultura organizacyjna

  • Istniejące w organizacji systemy zarządcze

  • Realizacja funkcji zarządczych firmy

  • Obciążenie pracą na poszczególnych stanowiskach

  • Efektywność pracy poszczególnych pracowników

  • Kompetencje w poszczególnych jednostkach organizacyjnych

  • Efektywności podejmowanych działań

  • Planowanie pracy

  • Komunikacja w firmie

  • Podział odpowiedzialności i zadań

  • Inne, proponowane przez Klienta
 

W ramach całościowego audytu:

  • diagnozujemy obecny stan struktury organizacyjnej oraz doradzamy najlepszy kierunek rozwoju

  • wskazujemy mocne strony oraz obszary wymagające rozwoju

  • rekomendujemy działania ukierunkowane na poprawę efektywności funkcjonowania wskazanej struktur

  • towarzyszymy organizacjom podczas wdrażania zmian (w tym restrukturyzacji)
 

Korzyści dla Klienta:

  • identyfikacja procesów generujących straty w organizacjach

  • szczegółowy opis kompetencji wskazanych pracowników oraz ewentualną ocenę

  • rzetelna ocena funkcjonowania wskazanej struktury

  • redukcja nadmiernej etatyzacji

  • rekomendacje działań na przyszłość, mających na celu wzrost efektywności organizacji

  • możliwość zastosowania zdobytej wiedzy do przeprowadzenia zmian w organizacji

Analiza procesów

W ramach audytu efektywnościowego oferujemy analizę procesów funkcjonujących w firmie (np. produkcyjnych, sprzedażowych, marketingowych, obsługi klienta, zarządzania personelem), ukierunkowaną na eliminację zbędnych i nieefektywnych działań, które powodują stratę czasu i pieniędzy firmy. Analiza procesów w firmie jest pierwszym krokiem i punktem wyjścia do doskonalenia. Dzięki wskazaniu niedociągnięć w zarządzaniu, produkcji czy świadczeniu usług, organizacja ma szanse na dokonanie zmian i znaczący wzrost efektywności i produktywności. W rezultacie ograniczona zostaje ilość strat oraz niewłaściwie wykonanej pracy. W wyniku tego organizacja zyskuje znaczne oszczędności.

Analiza procesów odbywa się na podstawie:

  • spotkań z menedżerami/liderami odpowiedzialnymi za procesy jakich dotyczy projekt

  • dokumentacji firmy związanej z organizacją procesów i zarządzaniem

  • opisów stanowisk pracy

  • obowiązujących procedur (np. ISO, innych specyficznych)

Fotografia dnia pracy

Fotografia dnia pracy jest jedną z podstawowych metod realizacji audytu. Jej celem jest analiza efektywności pracowników oraz stopnia wykorzystania przez nich czasu pracy. Fotografia dnia roboczego oparta jest na obserwacji i rejestrowaniu wszystkich czynności i przerw na danym stanowisku pracy. Fotografia dnia pracy prowadzona jest na podstawie specjalnie przygotowanego arkusza obserwacji, który może być bardziej lub mniej złożony, w zależności od wyznaczonych celów szczegółowych.

Na fotografię dnia pracy składa się:

  • analiza procesów pracy uwzględniająca takie elementy, jak: organizacja pracy, czas pracy, proporcja czasu wykorzystanego efektywnie do czasu wykorzystanego nieefektywnie, znaczenie poszczególnych zadań i czynności, częstotliwość i długość przerw

  • analiza obciążenia pracą na poszczególnych stanowiskach

  • diagnoza ergonomii procesów i czynności pracy

  • obserwacja zachowań pracowników w czasie pracy

  • obserwacja i analiza relacji panujących w miejscu pracy

  • atmosfera podczas pracy, poziom zaangażowania pracowników
 
Fotografia dnia pracy pozwala na sformułowanie wniosków dotyczących:

  • stopnia wykorzystania czasu pracy przez pracowników

  • pełnego obrazu czynności i zadań na poszczególnych stanowiskach

  • ilości niezbędnych stanowisk i pracowników

  • identyfikacji kryteriów wartościowania pracy

  • procesów zachodzących w firmie

  • potrzeb sprzętowych i technologii niezbędnych do pracy